Hoe wij het doen

...onze adoptie aanpak

HOE WIJ HET DOEN

Onze aanpak bestaat uit twee programma’s. We beginnen ieder traject met een korte inventarisatie in de vorm van het adopt&go programma, waarin we de organisatie goed leren kennen om zo samen de aanpak te bepalen die het beste past bij de cultuur, gebruikers, doelgroepen en ondersteuningsbehoefte. Aansluitend aan de inventarisatiefase volgt uiteraard de implementatiefase in de vorm van het adopt&do programma, waarin we samen met een enthousiaste projectgroep de afgestemde aanpak uit gaan voeren. De naam zegt het al: in deze fase ligt de nadruk op doen: mouwen opstropen en aan de slag. Verandering komt tenslotte alleen op gang door in beweging te komen!

adopt&go programma

In de inventarisatiefase gebruiken wij ons adopt&go programma. Voor dit programma vormen we een projectgroep met medewerkers uit alle lagen van de organisatie waarmee we de juiste adoptie aanpak bepalen en tegelijkertijd draagvlak creëren door een stem te geven aan de gebruikers. Door het traject te starten met een enthousiaste projectgroep is de eerste belangrijke stap voor draagvlak gezet en sta je meteen al met 1-0 voor.

Het adopt&go programma bestaat uit vier workshops waarin we samen met de gebruikers vanuit hun perspectief de doelstelling van het project bepalen met daarbij de organisatiethema’s die hun dagelijkse werkzaamheden makkelijker, efficiënter en leuker maken. Deze vier adopt&go workshops spelen ook een sterke rol in het verhogen van betrokkenheid, enthousiasme en draagvlak bij de projectgroep.

adopt&go workshops

1. INSPIRATIE

Definieren projectdoelstelling en vertalen naar organisatiethema’s.

2. INZICHT

Bepalen doelgroepen, in kaart brengen behoeften en prioriteiten van de gekozen thema’s.

3. ONTWIKKELING

Kiezen van de best passende adoptie aanpak – en (leer)middelen.

4. REALISATIE

Presenteren van bevindingen, conclusies en aanbevelingen in de vorm van een roadmap.

ADOPT&GO DELIVERABLES

Het programma levert concrete deliverables in de vorm van uitgewerkte organisatiethema’s en een roadmap van de adoptieaanpak. Daarnaast vormen we tijdens de workshops een enthousiaste projectgroep waarmee we direct de vervolgstappen zetten richting de projectfase.

DOELGROEPEN PASPOORT

Tijdens het adopt&go programma brengen we de doelgroepen binnen de organisatie in kaart om zo voor iedereen de best passende adoptie aanpak te bepalen. Hierbij kijken we naar de huidige en gewenste nieuwe werkwijze en de adoptiemiddelen die dit het beste kunnen ondersteunen. Daarnaast doen we een veranderbereidheid scan waarbij we niet alleen aandacht besteden aan de uitkomst, maar ook een advies geven hoe hier het beste mee om kan worden gegaan. Al deze informatie verwerken we in het doelgroepenpaspoort.

ORGANISATIE THEMA'S

Organisatiethema’s spelen een centrale rol in onze aanpak. We gebruiken ze om mensen mee te nemen in de verandering en om invulling te geven aan de benodigde vaardigheden en kennis, in combinatie met werkafspraken, houding, gedrag en end-user governance. Hierin staat niet de tool, maar het gewenste resultaat, de bijbehorende mijlpalen en de toegevoegde waarde voor de gebruiker centraal.

Voorbeelden van thema’s zijn:

Slimmer communiceren, 50% minder e-mail
Één versie, één waarheid
We leren van elkaar en vinden het wiel niet opnieuw uit

ADOPTIE ROADMAP

De roadmap is een overzichtelijke routekaart waarin alle geplande acties en mijlpalen per organisatie-thema zijn uitgezet in de tijd. Deze worden in volgorde weergegeven, inclusief de gekozen adoptiemiddelen en bijbehorende applicaties.

Bij de planning van de roadmap wordt rekening gehouden met andere afhankelijkheden in het project zoals de uitrol van applicaties en de daarbij behorende IT-onderdelen zoals security, governance en eventuele migratie werkzaamheden. Dit doen wij natuurlijk in samenwerking met uw IT afdeling en IT leverancier.

OVERIGE DELIVERABLES

Naast de tastbare deliverables werken we ook aan resultaten die wellicht minder tastbaar zijn maar zeker net zo belangrijk. Om de verandering in de organisatie goed te laten landen en alle gebruikers mee te krijgen, zijn het creëren van draagvlak en enthousiasme binnen de projectgroep én later bij alle andere gebruikers, essentieel voor het slagen van het project. Een belangrijk onderdeel hierbij is bewustwording: welke verandering gaan we door en wat brengt dit ons.

adopt&do programma

Na afronding van het adopt&go programma beginnen we samen met de projectgroep direct met de uitvoering van het project aan de hand van de roadmap. Gezamenlijk met de verantwoordelijke afdelingen starten we met het creëren van draagvlak binnen alle lagen van de organisatie, het opzetten van een communicatieplan èn met produceren van de gekozen adoptiemiddelen per organisatiethema.

De doorlooptijd van een thema stemmen we af met de organisatie en bedraagt gemiddeld 2 tot 3 maanden. Omdat ieder thema ook weer enige voorbereidingstijd vraagt en er uiteraard ook rekening moet worden gehouden met andere lopende projecten, voeren we 2 á 3 thema’s per jaar uit.

In het vervolgtraject doorlopen we per organisatiethema de volgende fases:

adopt&do fases

1. Inspiratie

Tijdens deze fase staat het ‘waarom’ van de verandering centraal. Dit nemen we mee in de communicatie en in de adoptiemiddelen, onder andere in de vorm van een inspirerende video in het adoptieportaal en een feestelijke kick-off met de ambassadeurs. Ook creëren we bewustwording en draagvlak bij management en/of directie, onder andere in de vorm van workshops en een project kick off.

2. Inzicht

Tijdens deze fase vieren we de livegang van het thema en coachen we de ambassadeurs zodat zij hun collega’s kunnen ondersteunen en inspireren. Indien gewenst kan er ook een digitale vaardigheidstest worden afgenomen bij aanvang van het thema. Centraal in deze fase staat het gewenste resultaat en de mijlpalen die we willen bereiken met het thema en vooral wat de toegevoegde waarde hiervoor is voor de verschillende doelgroepen in de organisatie.

3. Ontwikkeling

Tijdens deze fase gaan we aan de slag met het ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Enerzijds een stukje ‘knoppenkennis’, maar bovenal het kunnen toepassen van het geleerde en weten welke houding, gedrag en werkafspraken hierbij horen om zo het gewenste resultaat van het thema te kunnen bereiken. Deze fase gaat niet alleen over op een andere manier leren (samen)werken, maar ook over zichtbaarheid, voorbeeldgedrag en het delen van ervaringen.

4. Realisatie

Tijdens deze fase gaan we gaan we evalueren om te bepalen welke afdelingen/locaties nog wat extra hulp nodig hebben. Dit doen we niet door een rapportage rond te sturen, maar met de Adoptie Groeimeter, welke bedoeld is om inzicht te bieden in het succes van de adoptie en hierop gerichte acties in te zetten. Daarnaast is dit ook het moment om successen op te halen, te delen en te vieren.