Referentiecase
Kinderopvang 2Samen
2Samen – van 2Samen naar 1Cloud, met hart voor de medewerkers
Met het project ‘2Samen, 1Cloud’ zette kinderopvangorganisatie 2Samen niet alleen de stap naar een nieuwe digitale werkomgeving, maar bouwden ze aan een nieuwe manier van samenwerken voor álle medewerkers, van kantoor tot kinderdagverblijf.
2Samen heeft een centraal stafkantoor met afdelingen als HR, Planning, Pedagogiek en Huisvesting en bestaat daarnaast uit ongeveer 70 kinderopvanglocaties. Een groot deel van de medewerkers op de locaties zitten niet dagelijks achter een computer, maar dat wil niet zeggen dat de overgang naar de nieuwe digitale werkplek voor hen geen impact had: hun vertrouwde werkwijze veranderde. Zo kregen zij een andere manier van inloggen met een persoonlijk e-mailadres in plaats van een gedeeld account en verdween de netwerkschijf van de locatielaptop.
Adoptie als vertrekpunt: iedereen meenemen, op een manier die past
De vraag vanuit 2Samen was dan ook vanaf dag één duidelijk: hoe zorgen we dat iedereen zich gehoord voelt — van beleidsadviseur tot pedagogisch medewerker?
Daarvoor zetten we ons Adopt & Go-programma in: een aantal workshops met een afvaardiging uit de organisatie, waarin we op een laagdrempelige en speelse manier ophalen wat er leeft. We gebruikten onze eigen ‘adoptiepoker’ – een werkvorm waarbij deelnemers met fiches letterlijk kunnen inzetten op thema’s die voor hen het belangrijkst zijn. Zo ontstaat op een leuke en laagdrempelige manier een duidelijk beeld van waar de echte behoeften en kansen liggen.
Bij 2Samen voerden we het Adopt & Go-programma twee keer uit:
- Eén keer met een afvaardiging van de ‘kenniswerkers’: de medewerkers van het stafkantoor, locatiecoördinatoren en unitmanagers — iedereen die veel gebruikmaakt van de Microsoft 365-omgeving.
- En een tweede, volledig op maat gemaakte versie speciaal voor de pedagogisch medewerkers. Samen met hen onderzochten we welke impact de beoogde veranderingen hebben, waar de toegevoegde waarde voor hun werk ligt en hoe we ze hier het beste bij kunnen helpen.
Die inzichten vormden de basis voor een aanpak met twee sporen:
- Een adoptie – en verhuisprogramma gericht op de kenniswerkers, waarin samenwerken, bestanden delen en efficiënt digitaal werken en communiceren centraal stonden;
- Een gecomprimeerd adoptieprogramma voor de medewerkers op de locaties, waarin juist communicatie en toegankelijkheid de boventoon voerden.
De dataverhuizing: samen de puzzel leggen
Parallel aan het adoptieprogramma zijn we gestart met het verhuisprogramma. Het verhuizen van de data van de netwerkschijven naar de Cloud was namelijk een randvoorwaarde om de overstap te kunnen maken naar de nieuwe digitale werkomgeving.
Net zoals bij een echte verhuizing bouw je eerst het nieuwe huis – met de juiste indeling, rechten en structuur – en bepaal je daarna wat meegaat en wat achterblijft.
Maar bij 2Samen was dat huis iets complexer dan gemiddeld. De organisatie kent een boeiende mix van communicatie- en samenwerkingsstromen: medewerkers van het hoofdkantoor die samenwerken met elkaar, maar ook met unitmanagers; unitmanagers die contact hebben met meerdere locaties; en locaties die op hun beurt weer schakelen met het stafkantoor.
Die onderlinge verbindingen maakten de verhuizing uitdagend – en juist daardoor ook zo interessant.
Samen met de ‘verhuizers’ uit elke afdeling brachten we structuur aan: wat hoort waar, wie werkt met wie samen, en hoe ziet die samenwerking eruit in Teams?
We startten elk traject met een kick-offsessie, waarin we uitlegden wat Teams eigenlijk is en hoe het anders werkt dan een map op de netwerkschijf.
Daarna volgden per afdeling een aantal werksessies, waarin we samen bepaalden welke mappen meegingen, wat beter opnieuw opgebouwd kon worden en hoe we Teams slim konden inrichten voor de dagelijkse praktijk.
En juist in dat samen puzzelen ontstond iets moois. We hoorden vaak terug: “Zonder jullie hadden we dit nooit gekund.” Niet omdat het technisch zo ingewikkeld was, maar omdat het om een vertaalslag tussen techniek en samenwerking vraagt — en precies daar ligt onze kracht.
Het was mooi om te zien hoe afdelingen langzaam overzicht kregen en hoe de nieuwe digitale werkomgeving steeds logischer en natuurlijker begon aan te voelen.
Intranet ‘Sammie’: een brug tussen locatie en organisatie
Tijdens het project werd al snel duidelijk dat de communicatie en informatievoorziening op de locaties vooral via het intranet verliep.
Veel draaiboeken, protocollen en documenten werden daar gedeeld, maar het bestaande intranet sloot niet goed aan op de nieuwe Microsoft-omgeving.
In plaats van het te zien als een probleem, grepen we het aan als een kans om adoptie écht organisatiebreed te maken.
Samen met 2Samen dachten we mee over de eisen voor een nieuwe intranetoplossing, die beter zou integreren met Teams en OneDrive. Zo ontstond ‘Sammie 2.0’ – een intranet dat past bij de dagelijkse praktijk van de opvanglocaties.
In ons adoptieprogramma namen we dat direct mee: we ontwikkelden een apart adoptieplatform voor de locaties, volledig in de stijl van 2Samen, waarin niet werd ingezoomd op ‘slim en veilig werken met bestanden’, maar juist op wat voor hen relevant is.
Daar lieten we bijvoorbeeld zien:
- hoe je via Sammie het draaiboek voor het zomerfeest deelt,
- hoe je belangrijke updates van het hoofdkantoor snel vindt,
- en hoe je eenvoudig communiceert met collega’s van jouw locatie.
Zo sloot de adoptie aan op het dagelijkse werk en werd technologie iets wat ondersteunt in plaats van iets wat ‘erbij komt’.
Verdieping als onderdeel van borging
Vanuit die verdieping groeide op natuurlijke wijze de volgende stap: Slimmer Communiceren. Want als je samenwerkt in de Cloud, is het logisch dat de vraag opkomt: hoe en waar communiceren we met elkaar? De één werkt nog vooral met e-mail, de ander leeft in Teams-chat — herkenbaar voor veel organisaties.
Samen met een werkgroep en het MT ontwikkelden we een visie op communicatie, met duidelijke werkafspraken over het gebruik van de verschillende tools.
Per afdeling vertalen we die afspraken — samen met de teamleiders en ambassadeurs — van theorie naar praktijk en uiteraard borgen we dit weer in onze adoptieaanpak, onder andere door ambassadeurs te begeleiden en het als thema ‘Slimmer communiceren’ terug te laten komen in ons interactieve adoptieportaal.
En zo wordt ‘werken in de Cloud’ steeds meer ‘slimmer samenwerken en communiceren’. Van ‘leren gebruiken’ naar ‘bewust, plezierig en effectief samenwerken’
Hoofd, handen, hart.... en een glimlach
Deze samenwerking met 2Samen laat precies zien waar ons werk over gaat: techniek verbinden met mensen. Niet alleen door te zorgen dat alles werkt, maar vooral door te zorgen dat iedereen meedoet — op een manier die past bij hun werk, hun tempo en hun wereld. Met handen, hoofd, hart… en een glimlach.