Referentiecase
Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH)
Van dataverhuizing tot slimmer communiceren
Soms loopt een traject nét even anders dan je van tevoren denkt. Bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) begon het allemaal met een heel praktische vraag: hoe kunnen we onze data migreren met behoud van rechten op de mappen?
Maar al snel bleek dat daaronder een veel bredere behoefte lag — niet alleen een technische oplossing, maar vooral: medewerkers blij maken met een nieuwe manier van werken.
ODMH had net een nieuw zaaksysteem ingevoerd; een grote stap voor de organisatie. En midden in die verandering wilde men ook de overstap maken naar Microsoft 365. Niet zomaar een nieuwe omgeving, maar een compleet nieuwe manier van samenwerken.
Onze rol was helder: de techniek laten landen bij de mensen. Zodat collega’s niet alleen konden werken in de Cloud, maar er ook echt de vruchten van gingen plukken.
Adoptie eerst: mensen meenemen in de verandering
Bij adoptie draait het voor ons om meer dan uitleg of training. Het gaat om gedrag, om toegevoegde waarde, om herkenbare situaties uit de werkdag.
Daarom begonnen we niet met knoppen, maar met context: waarom deze verandering; wat verandert er voor jou en vooral: wat levert het op?
Met ambassadeurs, workshops en een communicatieaanpak met herkenbare voorbeelden brachten we de nieuwe werkwijze stap voor stap tot leven.
En om dat te borgen, richtten we een adoptieportaal in — volledig in de stijl van ODMH.
Een centrale plek waar medewerkers praktische tips vinden over samenwerken in de Cloud, video’s kunnen bekijken, werkafspraken terugvinden en inspiratie opdoen over hoe het makkelijker, slimmer en leuker kan.
De dataverhuizing: van dozen naar digitale kamers
Toen iedereen wist waarom er iets ging veranderen, konden we aan de slag met het ‘hoe’, in de vorm van ons dataverhuisprogramma. We noemen het bewust een ‘verhuisprogramma’, want het lijkt op een echte verhuizing: eerst bouw je het nieuwe huis, dan beslis je wat mee mag en wat niet.
Samen met een team ‘verhuizers’ dachten we na over samenwerking, structuur en rechten. Zo verhuisden we niet alleen de bestanden van A naar B, maar zorgden we er ook meteen voor dat er een duurzaam nieuw huis werd neergezet.
Van techniek naar gedrag
De techniek was natuurlijk maar één kant van het verhaal. De echte uitdaging zat ‘m in gedrag; bijvoorbeeld in de vorm van medewerkers die gewend waren om via Citrix te werken. Zij bleven – ook na de migratie – vrolijk in Citrix inloggen, terwijl dat allang niet meer nodig was. We herkenden het meteen — die oude routines die zo vertrouwd voelen. Daarom bedachten we samen met ODMH een luchtige communicatiecampagne: ‘Het licht aan het eind van de Citrix-tunnel’.
Met humor, herkenbaarheid en duidelijke voordelen lieten we zien hoe het makkelijker kon.
En dan… de verdieping
Als de basis staat, begint voor ons het leukste deel: de verdieping.
Want duurzame adoptie betekent niet dat je klaar bent zodra de ‘nieuwe omgeving staat’ — het betekent dat je mensen blijft inspireren hoe de nieuwe omgeving nog meer toegevoegde waarde kan bieden. Niet alleen om ‘nieuwe tools’ te leren, maar ook om de nieuwe werkwijze ècht te borgen. Hoe zonde is het tenslotte als een organisatie veel tijd en geld heeft geïnvesteerd in een nieuwe omgeving en medewerkers hier nog op de oude manier in blijven werken?
Daarom hoort verdieping altijd bij onze aanpak. Na de basisfase gaan we aan de slag met herkenbare ‘verdiepende’ thema’s, die aansluiten bij de dagelijkse praktijk en bijdragen aan slimmer, leuker en efficiënter werken. Bij ODMH begonnen we met het thema ‘Fitter Vergaderen’: hoe je de programma’s uit de Microsoft 365-gereedschapskist kunt inzetten om effectiever en energieker te overleggen en welke werkafspraken je met elkaar moet maken om dit te borgen.
Slimmer Communiceren: de volgende stap
Vanuit die verdieping groeide op natuurlijke wijze de volgende stap: Slimmer Communiceren. Want als je samenwerkt in de Cloud, is het logisch dat de vraag opkomt: hoe en waar communiceren we met elkaar? De één werkt nog vooral met e-mail, de ander leeft in Teams-chat — herkenbaar voor veel organisaties.
Samen met een werkgroep en het MT ontwikkelden we een visie op communicatie, met duidelijke werkafspraken over het gebruik van de verschillende tools.
Per afdeling vertalen we die afspraken — samen met de teamleiders en ambassadeurs — van theorie naar praktijk en uiteraard borgen we dit weer in onze adoptieaanpak, onder andere door ambassadeurs te begeleiden en het als thema ‘Slimmer communiceren’ terug te laten komen in ons interactieve adoptieportaal.
En zo wordt ‘werken in de Cloud’ steeds meer ‘slimmer samenwerken en communiceren’. Van ‘leren gebruiken’ naar ‘bewust, plezierig en effectief samenwerken’
Hoofd, handen, hart.... en een glimlach
Deze samenwerking met ODMH hebben we met een glimlach beschreven, omdat het precies laat zien waar ons werk over gaat: techniek verbinden met mensen — met handen, hoofd, hart… en een glimlach 😊
Wil jij ontdekken wat adoptief kan betekenen binnen de organisatie?